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    生態環境檔案管理規范 生態環境儀器設備(征求意見稿)

    1 適用范圍

          本標準規定了生態環境儀器設備在申請與購置、開箱驗收與安裝調試、使用(運轉)、維修、改裝、調撥及報廢等過程中產生的,具有保存價值的文件材料的形成與積累、整理、歸檔及檔案的管理、開發與利用等全過程有關要求。

          本標準適用于各級生態環境主管部門及其所屬單位(以下簡稱生態環境部門)的生態環 境儀器設備檔案管理工作。其他部門、單位的生態環境儀器設備檔案管理可參照本標準執行。

          自行研制儀器設備開箱驗收前的檔案管理按 HJ/T 8.1 有關規定執行。

    2 規范性引用文件

          本標準引用了下列文件或其中的條款。凡是注明日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本標準。凡是未注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本標準。

          GB/T 10609.3 技術制圖-復制圖的折疊方法

          GB/T 11821 照片檔案管理規范

          GB/T 11822 科學技術檔案案卷構成的一般要求

          GB/T 18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規范

          HJ/T 7 中國檔案分類法 環境保護檔案分類表

          HJ/T 9 環境保護檔案著錄細則

          DA/T 31 紙質檔案數字化規范

          DA/T 50 數碼照片歸檔與管理規范

          DA/T 69 紙質歸檔文件裝訂規范

          《國家重大科研基礎設施和大型科研儀器開放共享管理辦法》(國科發基〔2017289 號)

    3 術語和定義

          下列術語和定義適用于本標準。

    3.1

          生態環境儀器設備文件材料 ecological and environmental equipment documents

          用于研究、觀測、試驗、檢驗、檢測、計量等各類生態環境保護活動的儀器設備在申請與購置、開箱驗收與安裝調試、使用(運轉)、維修、改裝、調撥及報廢等過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的記錄,以下簡稱文件材料。

    3.2

          生態環境儀器設備檔案 ecological and environmental equipment records

          具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的生態環境儀器設備文件材料,以下簡稱檔案。

    4 基本要求

    4.1 生態環境部門應建立健全生態環境儀器設備檔案工作規章制度,將檔案管理工作要求納入生態環境儀器設備的管理制度和工作流程,同部署、同實施、同檢查。

    4.2 生態環境部門的檔案工作機構或檔案工作負責部門(以下簡稱檔案部門)負責本單位檔案的集中統一管理。

    4.3 文件材料承辦部門(承辦人)應在本單位檔案部門的指導下,分類整理文件材料,確保其真實有效、完整、安全、可用。

    5 文件材料的形成與積累

    5.1 生態環境儀器設備在申請與購置、開箱驗收與安裝調試、使用(運轉)、維修、改裝、調撥及報廢等過程中直接形成的文件材料由承辦部門(承辦人)負責收集積累。若承辦部門涉及 2 個及以上,由主辦部門負責收集積累,協辦部門配合完成收集積累工作。

    5.2 文件材料在形成后應及時收集,并實行預立卷制度。

    5.3 承辦部門(承辦人)應依據附錄 A(包括但不限于附錄 A)的歸檔范圍收集文件材料。

    5.4 文件材料應字跡工整、圖樣清晰、標識完整、簽章手續完備。

    5.5 電子文件的收集應在業務系統電子文件擬制、辦理過程中完成,電子文件及其組件應確保齊全、完整,元數據規范。

    5.6 以專有格式存儲的電子文件不能轉換為通用格式時,應同時收集專用軟件、技術資料、操作手冊等。

    5.7 開箱驗收形成的照片或影像文件應能反映儀器設備(含配件)的全貌,且圖像(影像) 清晰、完整。

    5.8 檔案部門應督促、檢查與指導承辦部門(承辦人)做好文件材料的形成積累與收集。

    6 文件材料的整理

    6.1 整理的原則和要求

    6.1.1 文件材料整理應遵循其自然形成規律,保持案卷成套、系統性,確保案卷內文件材料的有機聯系,按 GB/T 11822 有關要求具體執行。

    6.1.2 文件材料整理時通常應按每臺(套)儀器設備分別組卷,有機聯系的文件材料不能分開,隨機圖件可單獨組卷。

    6.1.3 生態環境儀器設備在使用(運轉)、維修、改裝、調撥及報廢等過程中形成的文件材料,宜以插卷方式放入原案卷中,并在備考表中予以說明和標注。

    6.2 價值鑒定與保管期限

    6.2.1 參照《國家重大科研基礎設施和大型科研儀器開放共享管理辦法》有關規定,生態環境儀器設備可按照單臺(套)價格分為重要級和一般級。

          a)重要級儀器設備:單價 50 萬元(含 50 萬元)以上儀器設備。

          b)一般級儀器設備:單價 50 萬元以下儀器設備,其中 5 萬元以下儀器設備的文件材料自行管理,亦可參照執行。

          c)單價 50  萬元以下對國家、社會或單位有重大用途或意義的儀器設備可視情況定為重要級。

     

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